МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА, ИЛИ СРОЧНОЕ НЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИДЕАЛЬНЫМ?



МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА, ИЛИ СРОЧНОЕ НЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИДЕАЛЬНЫМ?

 

Сomplex problem solving (комплексное решение сложных проблем) — одна из самых востребованных компетенций современного топ-менеджера. Кто-то разделяет этот термин с другим — decision making (принятие решений), подразумевая, что между принятием решений и решением проблем есть некая смысловая разница. Некоторые механизмы будут отличаться, однако фундамент для обеих компетенций является общим. Так что такое проблема, и почему важно правильно работать с ней?

 

Автор: 

НИКИТА НЕПРЯХИН, Владелец тренинговой компании Business Speech, основатель Школы Критического Мышления, руководитель научноисследовательской лаборатории Business Speech Science Research

Я специально отождествляю понятия «решение проблем» и «принятие решений», ссылаясь на нехитрый принцип: правильные решения устраняют проблемы. Я понимаю под проблемой некую трудность, которая не дает получить желаемое. Это может быть отсутствие готового решения, неудовлетворительное состояние текущих дел, непонимание достижения своей цели. Решение проблем — часть нашей повседневной жизни. Препятствия окружают нас повсюду. Но есть хорошая новость: безвыходных ситуаций не бывает.

Существует как минимум три стратегии решения любой проблемы:

1) решить проблему;

2) изменить свое отношение к проблеме;

3) выйти из проблемы /проигнорировать ее.

Мне нравится фраза: «Если не можешь изменить ситуацию, измени отношение к ней». Она идеально подходит к проблемам, решить которые нам не под силу. Некоторые проблемы и вовсе не имеют решения. Поэтому их мы просто игнорируем, ведь жизнь одна, а время ограничено. Но понятие «problem solving» все же подразумевает поиск наилучшего решения проблемы.

Предлагаю алгоритм решения проблем, состоящий из пяти логичных шагов.

Установите проблему

Четко и грамотно сформулируйте проблему или задачу. Поставьте перед собой цель. Звучит банально, но в реальной жизни этот этап игнорируется. «Зачем тратить время на какую-то формулировку проблемы, когда эту проблему надо решать», — рассуждают многие. И зря. Зачастую мы решаем непонятно что. Недаром говорят: «Четко сформулированная проблема уже наполовину решена». Чем конкретнее вы сформулируете проблему, тем легче будет найти ее решение. Членораздельно ответьте себе на вопрос: «В чем состоит сама проблема?» Может быть, ее вовсе и нет. А может быть, ее все по-разному интерпретируют и трактуют. Невозможно решить все проблемы скопом и за один раз. Поэтому в теории решения проблем есть ключевое правило: «Решайте проблемы по мере их поступления». С другой стороны, помните, что нет изолированных или автономных проблем. Все они взаимосвязаны и зачастую имеют одни и те же причины.

Проанализируйте ситуацию

Соберите всю информацию о текущей ситуации. Проанализируйте свою проблему. Разложите ее на составные части. Что предшествовало возникшей проблеме? Из-за чего она произошла? Это повторяющаяся проблема? Кто за нее ответственен? Каковы причины текущей ситуации? Из-за чего она возникла? Как эту проблему решали раньше? Насколько проблема действительно приоритетна для вас? Требует ли она мгновенного решения? В большинстве случаев именно неизвестная информация является ключевой, и без ее тщательного выявления просто невозможно переходить к поиску путей решения. Этот принцип можно сформулировать так: «Более важно не то, что мы знаем о проблеме, а то, чего мы о ней не знаем».

В бизнесе я часто вижу, как люди решают не те проблемы, которые стоило бы решать, упускают из вида горящие и принципиально важные проблемы, распыляя свое внимание на мелочи. Поэтому я рекомендую использовать классический прием, который называется «матрица Эйзенхауэра». Он очень популярен в тайм-менеджменте, но его легко можно использовать для приоритизации проблем, а не дел. Матрица представляет собой четыре квадранта, в основании которых лежат две оси: ось важности и ось срочности. Каждый квадрант имеет свои характеристики. Несложно догадаться, что первым делом нужно решать проблемы, попавшие в квадрант «важно и срочно». Потом — «важные и несрочные» и «неважные и срочные». А вот от «неважных и несрочных» лучше вообще избавиться, ибо они не стоят времени и усилий.

Разработайте варианты действий

Если вы поняли, что проблема приоритетна и требует незамедлительного решения, переходите к разработке вариантов действий. Я недаром пишу «вариантов», а не «варианта». Даже если решение проблемы лежит на поверхности, необходимо продумать несколько возможных альтернатив. Нередко очевидные решения таят в себе опасность. А вдруг не самое простое решение может сэкономить время, ресурсы и нервы? Моя практика подсказывает, что стоит выбирать не самые простые, а самые рациональные и разумные решения. Запомните: «Срочных идеальных решений не существует!»

Сгенерируйте как можно больше вариантов. Ройте так глубоко, насколько это возможно. Посмотрите на проблему максимально широко и незашоренным взглядом: «Может быть, стоит посмотреть на ситуацию с другой точки зрения?» Решая многие проблемы на автомате, мы становимся заложниками многочисленных когнитивных искажений и наступаем на одни и те же грабли.

Выберите вариант действий

Тщательно проанализируйте каждый из вариантов, выбрав наиболее безопасный, оптимальный и результативный. Для этого сравните все варианты. Задумайтесь, к каким последствиям эти действия могут привести? Какие риски и угрозы могут быть? Конечно, любой прогноз неточен. Однако в большинстве случаев он помогает избежать явных ошибок. Обращайтесь не только к своему опыту, но и к чужому. Я люблю повторять: «Дураки учатся на своих ошибках, а умные — на чужих».

Здесь поможет еще одна классическая технология — SWOT-анализ. Метод простой и действенный. Анализируя каждый из вариантов решения проблемы, задавайте себе четыре последовательных вопроса.

  1. В чем сильные стороны этого варианта решения?
  2. В чем слабые стороны этого варианта решения?
  3. Какие есть возможности в реализации этого варианта решения?
  4. Какие есть угрозы и опасности в реализации этого варианта решения?

 Оценив все идеи, выберите лучшую. Не всегда доверяйте интуиции. Часто нам нравится какой-то путь, но его выбор абсолютно ничем не обоснован. Не тыкайте пальцем в небо, надеясь на авось или удачу. Визуализируйте и систематизируйте все возможные варианты. Используйте таблицы для сравнения их эффективности. Любая визуализация (стикеры на стене, блок-схемы, древовидные системы, майнд-мепинг и пр.) раскладывает все по полочкам и помогает увидеть самое оптимальное решение.

Разработайте план действий

Когда вариант решения выбран, начинайте рационально и скрупулезно планировать. Составьте конкретную пошаговую инструкцию действия, оставив пространство для маневра.

 Есть еще и шестой, негласный, пункт этого алгоритма: сама по себе реализация плана. Здесь понадобятся терпение и дисциплина. В своей практике я видел много тактиков и стратегов, которые могли решать конкретные бизнес-задачи только в теории, создавая сложные прогнозы и системы оценок, оперируя разными бенчмаркингами и статистиками. Человек, который действительно решает проблемы, — не теоретик. Он практик. Он берет и начинает делать. Ведь любая идея требует конкретной реализации.

Немного философии на финал

Для большинства действительно крупных проблем нет окончательных решений. Человечество вечно будет бороться с голодом и болезнями, несправедливостью и злоупотреблением власти, природными катастрофами и военными конфликтами. Каждый раз ищите актуальное и наиболее оптимальное решение с учетом всех обстоятельств. Каждый раз, находя то или иное решение, не забывайте свой прошлый опыт. К сожалению, мы редко оглядываемся на свой и чужой опыт, и во многом это ключевая проблема.

Предложенный мной алгоритм поначалу может показаться многим очевидным. Но давайте честно признаемся: когда мы сталкиваемся в реальной жизни со сложной проблемой, то чаще всего поддаемся панике вместо того, чтобы действовать системно и последовательно. Критически мыслящий человек не станет опираться на первое пришедшее в голову решение, действовать спонтанно и иррационально или по шаблону. Он всегда будет мыслить гибко, находя самые правильные и оптимальные решения. Пусть и не самые очевидные. А в поиске этих самых нешаблонных и творческих решений поможет креативное мышление.