ВИРТУАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ: ВАЖНЫЕ УРОКИ ПАНДЕМИИ



ВИРТУАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ: ВАЖНЫЕ УРОКИ ПАНДЕМИИ

МЕХАНИКА БИЗНЕСА/ МЕНЕДЖМЕНТ

 

Домашний офис неожиданно стал реальностью во многих секторах бизнеса. Десятки тысяч сотрудников в Австрии работают из дома. В Германии, согласно исследованию Bitcom, половина работающего населения сейчас трудится удаленно. Управление непросто наладить в быстро изменившихся обстоятельствах, особенно тем, в чьих рабочих процессах цифровые инструменты и онлайн-коммуникация до сих пор играли несущественную роль.

 

 

Как менеджеры справляются со вспышкой коронавируса? Как они руководят своими командами в условиях домашнего офиса? Четыре руководителя и выпускника WU Executive Academy (бизнес-академия, Вена, Австрия) делятся своим опытом по успешному управлению сотрудниками из дома и дают советы, как добиться успеха в формате «управление на удаленке».

Прозрачность важнее, чем когда-либо

Выпускник программы Global Executive MBA и управляющий директор нескольких компаний Гаральд Трауч верит в силу прямой и четкой коммуникации со своими сотрудниками. Вспышка коронавируса затронула его в нескольких аспектах. В настоящее время он занят координацией, делегированием и устранением проблем и тратит на это до 20 часов в сутки.

Весь персонал его софтверной компании сейчас перешёл на режим удаленной работы. «Благодаря использованию тикет-системы, обмену сообщениями и видеозвонкам, коммуникация протекает на удивление хорошо. Мы даже увеличили производительность в первые две недели режима самоизоляции, — говорит он. — Некоторые сотрудники уже работали удаленно раньше, поэтому нынешняя ситуация не является для них чем-то новым».

На ранней стадии вспышки коронавируса многие клиенты цифрового агентства Трауча, особенно работающие в сфере B2C, приостанавливали работу своих кампаний и переносили проекты. Когда первый шок прошел, они осознали необходимость восполнять недостающий личный контакт с клиентами с помощью цифровых средств. Так, после первоначального спада бизнес Трауча снова набирает обороты. А вот его кроссфит-студия переживает тяжелый период.

Тренажерный зал был закрыт за несколько дней до того, как поступило официальное распоряжение правительства, это было сделано ради здоровья клиентов и персонала. На сокращенную рабочую неделю перевели как сотрудников, занятых неполный рабочий день, так и тех, кто работал на полную ставку, правда, было решено выплачивать зарплаты даже тем, кто работает меньше часов. Среди таких сотрудников много студентов.

Трауч подчеркивает, что открытость в общении никогда не была столь важна, как сейчас. Вечером и даже ночью он пишет сообщение за сообщением, чтобы держать коллег в курсе происходящего или, скажем, подвести итоги рабочего дня: «Я всегда ценил ясность и открытость в отношениях со своими сотрудниками, а в нынешней ситуации это стало необходимостью. Это также касается обсуждения деликатных тем, таких как вынужденный переход на режим неполной рабочей недели. Очень важно уметь стремительно реагировать в условиях кризиса. Мы с самого первого дня работали с полной самоотдачей, чтобы адаптироваться к новой ситуации. В результате наши команды почувствовали мотивацию и уверенность, ведь у нас есть план действий».

В тесном контакте команда Трауча остается со всеми партнерами —ежедневные информационные рассылки помогают не терять связь, за время пандемии даже удалось привлечь новых клиентов и разработать новые бизнес-модели. Например, компания начала сотрудничество с крупным австрийским СМИ, чтобы с его помощью предлагать фитнес-уроки в видеоформате онлайн.

Гаральд Трауч также выступил руководителем проекта и возглавил команду, которая в режиме онлайн в течение нескольких дней разработала Novid20 — это приложение для отслеживания вспышек коронавируса уже использует правительство Грузии. Трауч говорит, что нынешний кризис сильно ударит по многим отраслям и компаниям и подчеркивает одну вещь: «Сдаваться не выход! Неудачи могут превратиться в отличные возможности для развития новых бизнес-моделей. По крайней мере, окружающая среда получит передышку».

Приоритеты меняются

Йоганна Гофманн, выпускница Professional MBA Finance, возглавляет отдел в международной интегрированной нефтегазовой компании со штаб-квартирой в Вене. Как и многие другие, она в настоящее время руководит своей командой, состоящей из семи сотрудников, из дома. В прошлом работа в таком формате для нее была чем-то исключительным и допускалась лишь время от времени. Иногда она брала домой документы для проверки, но в виртуальном общении не было необходимости, в ее компании общались в онлайн-режиме только с коллегами из других регионов.

Команда Гофманн, которая сосредоточена в Вене, отвечает за системы отчетности и мониторинга здоровья и защиты окружающей среды. На данный момент она тесно сотрудничает с ИТ-отделом, который занимается внедрением новой системы. Йоганна подчеркивает, что руководители обязательно должны пересмотреть свои обязанности в свете изменившихся обстоятельств: «Конечно, наши задачи по-прежнему важны, но приоритеты изменились: например, мы должны убедиться, что система SAP функционирует у всех, кто с ней работает. Кроме того, я должна оказывать моральную поддержку своей команде. Все они очень ответственные и добросовестные люди и всегда выполняют свою работу вовремя. Но некоторые задачи трудно решить из дома. В таких случаях я заверяю их, что все в порядке, и пытаюсь правильно расставить приоритеты в этой исключительной ситуации».

Что касается виртуального общения, то, по словам Гофманн, она была приятно удивлена тому факту, что во время онлайн-собраний по скайпу или телефону все участники гораздо более сфокусированы, чем в офисе. Все хорошо подготовлены и выходят на связь вовремя. Команде удается максимально сосредоточиться на рабочих вопросах, не отвлекаться, потому что не возникает никаких «промежуточных» вопросов, которые, бывает, мимоходом появляются во время личной беседы в офисе. Регулярные встречи команд, которые раньше проходили раз в неделю, теперь проводятся два раза в неделю.

Более того, характер общения изменился: «Важно, чтобы вы как руководитель могли поддержать своих сотрудников в личных вопросах, когда это необходимо, а не сосредотачиваться исключительно на работе. У некоторых коллег есть дети, кто-то из них нуждается в большей поддержке, чем другие. Я считаю частью своей работы необходимость слушать представителей нашей команды и давать им возможность поговорить с кем-то, кто не является членом их семьи».

Вся команда Йоганны Гофманн живет в Вене, но некоторые сотрудники приехали в Австрию из других стран, таких как Казахстан, Тунис и Великобритания. По этой причине она делится с ними актуальной информацией о распространении коронавируса в Австрии на английском языке, и в этом тоже состоит ее задача как менеджера.

Все остальные встречи с коллегами и подрядчиками в настоящее время Гофманн также проводит с помощью видео- или телефонных звонков. Она реорганизовала тренинги в онлайн-формат: «Я предпочитаю взаимодействовать со своей аудиторией вживую, чтобы получать прямую обратную связь. Четырехчасовые skype-тренинги, во время которых практически невозможно наблюдать за участниками, могут быть очень утомительными. Всегда есть риск, что люди теряют фокус, как только выключается камера. В конце концов, постепенно привыкаешь к потере визуальной обратной связи».

Йоганна Гофманн убеждена, что нынешняя ситуация определит формат работы многих компаний после коронакризиса: «Я надеюсь, что мы будем работать более гибко, думаю, будет больше онлайн-сотрудничества, в том числе и на глобальном уровне. Многие люди уже сейчас приходят с творческими идеями, потому что текущая ситуация освободила большое количество ресурсов».

Например, в команде Гофманн есть новая сотрудница, у которой маленький ребенок, ей работать удаленно удобнее, она организовала свой рабочий день таким образом, что во второй половине дня может позволить себе выходить на прогулку с ребенком, она «не привязана» к рабочему месту строго с девяти до пяти. В таком формате людям проще планировать рабочий день.

Эмпатия сейчас нужна больше всего

Кристиан Кесинович обычно проводит много времени в самолете. Старший менеджер по развитию бизнеса отвечает за освоение новых рынков и расширение компании по производству медицинского оборудования. Он возглавляет команду из семи человек, большинство из которых находятся в Гетеборге в Швеции, часто ездит в командировки по проектам, связанным с выходом на новые рынки. В настоящее время он общается только посредством видеозвонков, встречи с командой проводит один раз в неделю. На них обсуждаются и распределяются задачи. «Это очень забавная ситуация, потому что сейчас я использую виртуальный тип сотрудничества не только с моими коллегами, но и с внешними деловыми партнерами, с которыми я никогда не встречался, — комментирует Кристиан. — Отсутствие возможности встретиться лично усложняет задачу по развитию бизнеса, ведь договоренности, достигнутые при личной встрече, всегда надежнее. Кроме того, приходится прилагать больше усилий для структурирования повседневных дел».

В этом вопросе Кристиан нашел цифровых помощников, которые помогают придать его проектам четкую структуру. Этот рабочий инструмент стал для Кристиана настоящим открытием, и он решил изучить его глубже. «Несмотря на то, что потребность во внутренней коммуникации между членами команд варьируется от сектора к сектору, для всех менеджеров в период неопределенности справедливо одно: эмпатия — то, что сейчас наиболее необходимо, — говорит Кристиан Кесинович. — Сегодня как никогда важно учитывать индивидуальную ситуацию каждого сотрудника, необходимо уделять время каждому, выслушивать личные проблемы — только так в удаленном режиме можно поддерживать командный дух. Это особенно актуально во времена, когда будущее кажется таким неопределенным».

Кристиан уверен, что в будущем количество онлайн-встреч будет расти, в том числе и с внешними партнерами, личного общения с партнерами станет меньше. Тем не менее Кристиан говорит, что люди — социальные существа. В разных отраслях все будет складываться по-разному, но он убежден, что личная встреча останется наиболее эффективным способом создания прочной основы для устойчивых, успешных деловых отношений. Взаимодействие с другими людьми и возможность смотреть друг другу в глаза по-прежнему будут иметь большое значение в деловой жизни. В то же время вновь приобретенные навыки виртуального общения останутся с нами навсегда и после коронавируса.

Четкие указания и открытые каналы связи

С 2013 года дистанционная работа стала стандартом для Сандры Бихль, генерального директора компании, специализирующейся на карьерном консалтинге и ориентированной на руководителей и менеджеров. В компании более 20 сотрудников, работающих в разных странах Европы. Работая удаленно, Сандре Бихль удалось пожить в таких странах, как Польша, Германия и Эквадор. С 2014 году она уже в статусе партнера WU Executive Academy в сфере предоставления услуг по развитию карьеры регулярно проводит семинары и вебинары по управлению карьерой руководителя, международному поиску работы, личному бренду или LinkedIn.

У Сандры Бихль есть четкие правила общения со своей командой и иерархия каналов связи, которая определяется срочностью задач. Существуют план «B» и план «C» для коммуникаций — на случай отказа цифровых технологий. Члены её команды договорились о том, когда писать электронные письма, когда разговаривать по скайпу. Телефонные звонки используются только в чрезвычайных ситуациях, которые, как сообщает Сандра Бихль, случаются один или два раза в год.

Сотрудники поддержки работают на основе тикет-системы и имеют четкие задачи. У карьерных консультантов есть общий календарь, в который они вносят информацию о встречах и так называемом «времени сосредоточенной работы без перерыва». Все это уменьшает количество отвлекающих факторов, уверена Сандра Бихль.

Она сама как руководитель следует тем же правилам, что и сотрудники: когда ей нужно что-то обсудить с кем-то из членов команды, она спрашивает в чате, свободен ли человек для разговора. Сотрудник может ответить отрицательно, если занят, и предложить другое время для звонка. Сандра особенно тесно сотрудничает с двумя коллегами.

Еще до начала встречи каждый добавляет в календарь темы, которые хотел бы обсудить, — у всех есть возможность подготовиться к диалогу, и поэтому он проходит конструктивно. Правила корпоративного общения Сандра обозначает на этапе принятия на работу новых сотрудников. Они получают буклет, содержащий соответствующую информацию и глоссарий сокращений, используемых в организации. Всем тем, кто работает из дома вынужденно и никогда не имел подобного продолжительного опыта, Сандра советует работать над развитием самодисциплины, ее значение при работе на удаленке часто недооценивается. Очень важно спланировать день заранее.

Сандра отмечает, что именно сейчас она наблюдает непрофессиональное поведение со стороны некоторых руководителей, которых в настоящее время консультирует. В ее практике бывали случаи, когда, к примеру, член правления компании позволял себе присоединиться к телефонной конференции с региональной командой с влажными после душа волосами или совмещал конференцию с коллегами с завтраком. Это нельзя назвать хорошим примером, по крайней мере, для компаний, в которых действует иерархическая структура, считает карьерный эксперт. Сандра рекомендует обращать внимание на обстановку в комнате, из которой осуществляется видеозвонок. Часто коллеги, подчиненные, партнеры на заднем плане видят грязную посуду или белье на сушилках — работа на удаленке тоже должна выстраиваться по правилам, иначе руководителю будет сложно поддерживать иерархию отношений в компании.