Заниматься бизнесом, а не документами. Как ЭДО помогает эффективно распоряжаться временем, финансами и кадрами

От многих рутинных задач нельзя отказаться, но их можно решать быстрее и дешевле. Для этого компании переходят на электронный документооборот. Вместе с Контуром, экосистемой продуктов для бизнеса, разбираем, какие процессы автоматизируют с помощью сервисов электронного документооборота (ЭДО) и зачем это нужно.

Документооборот с контрагентами
В любом бизнесе на работу с документами уходит масса времени, сил и ресурсов. Типичные ситуации: 

— Счета и акты теряют, из-за ошибок приходится отправлять весь пакет заново. Срок закрытия сделки увеличивается. 
— Контрагенты не возвращают подписанный экземпляр. Менеджер регулярно тратит время на звонки с напоминаниями. 
— Приходится платить за доставку, нанимать курьера или стоять в очереди на почте. 
— Папки с документами накапливаются. Нужно выделить помещение под архив, а еще кто-то должен поддерживать там порядок. 
Эти проблемы кажутся неизбежными, но на самом деле характерны только для традиционного бумажного документооборота. Электронный документ нельзя потерять или испортить. Доставка происходит мгновенно, а для хранения есть серверы оператора ЭДО. В системе ЭДО Контур.Диадок документы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП придает юридическую силу оригинала, а значит, документы не нужно дублировать на бумаге. 

Чтобы ЭДО работал, контрагенты тоже должны подключиться к нему. В Диадоке зарегистрировано более 1,5 млн компаний, поэтому новые пользователи сразу находят там партнеров.  

Документооборот с сотрудниками
В ноябре 2021 года приняли изменения в Трудовой кодекс. Теперь российские компании могут оформлять в электронном виде все кадровые документы, кроме приказа об увольнении, акта о несчастном случае и журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Переход к кадровому электронному документообороту (КЭДО) особенно актуален, если:

— Производство и офис в разных городах. Для подписания документов приходится приглашать сотрудников в офис или пользоваться услугами курьеров.
— Сотрудники работают удаленно. Не у всех есть сканер и принтер. Работники вынуждены тратить время на походы в копицентр и на почту, поэтому отправляют документы с задержкой.
— Работники часто ездят в командировки, а это увеличивает риск потерять документы. Оперативно подписывать их тоже не получается. 
КЭДО снижает риски, связанные со сроками доставки документов, порчей или потерей. А еще освобождает специалистов по кадрам, что особенно заметно при массовом сборе подписей. С сервисом Кадровый ЭДО от Контура работать можно прямо в привычной учетной системе, поэтому и на внедрение понадобится меньше времени. 

Обмен документами по ДМС 
Работая по ДМС, клиники обмениваются со страховыми компаниями договорами, счетами, актами, реестрами оказанных услуг, списками застрахованных, гарантийными письмами. Документооборот на бумаге отнимает время, клиника получает оплату не сразу. Гораздо быстрее отправить документ по электронной почте, но закон требует защищать медицинские персональные данные. Контур.Страхование позволяет передавать их быстро и с соблюдением закона «О персональных данных» № 152-ФЗ. Информация отправляется по зашифрованному каналу, что исключает кражу или несанкционированный доступ. 

ЭДО выгоден клиникам и страховым компаниям еще и потому, что уменьшает количество ошибок. Вместо ручного ввода можно настроить автоматизированную загрузку и выгрузку документов за счет интеграции с информационной системой. Реестры на стороне страховой будут формироваться в ее собственном формате. 

Сотрудничество с торговыми сетями
Поставщики ежедневно совершают десятки отгрузок. Если заказы принимают по телефону, факсу и электронной почте, то часто случаются ошибки. Поставщики рискуют получить штраф за недопоставку или поставку не в срок. Контур.EDI автоматизирует процесс: отправка и подтверждение заказа происходят в одном сервисе, поэтому информация не теряется, исключены ошибки ручного ввода. 

На основе EDI-сообщений формируются юридически значимые документы. Данные из них можно автоматически выгрузить для товарного учета. Кроме того, электронный документ легко найти и оперативно представить в ФНС.  

Перевозка грузов
Транспортная компания прикладывает к грузу несколько экземпляров накладной. Если машина доставляет сборный груз, у водителя на руках оказывается целая стопка документов. Потерять один, объезжая десяток точек доставки, легко. С марта 2022 года транспортные накладные можно оформлять в цифровом виде. Они хранятся на защищенных серверах и не потеряются. 

С сервисом Логистика от Контура грузоотправитель примет накладную к учету в короткие сроки, а перевозчик быстро получит оплату. Участники перевозки видят статус документа в процессе движения груза. От ошибок защищает функция встроенной проверки. 

Эффект сервисов ЭДО невозможно оценить только экономией на бумаге. Электронный документооборот помогает компаниям с самыми разными задачами ― от найма сотрудников до расширения рынка сбыта через торговую сеть.

Реклама, АО ПФ СКБ Контур (16+), ОГРН 1026605606620